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Von 0 auf 100 Mitarbeiter in Rekordgeschwindigkeit: Personalpolitik bei Start-ups

Wie aus einem Start-up ein stattlicher Arbeitgeber wird.

Start-ups ohne ehrgeizige Wachstumspläne haben ihren Sinn verfehlt. Tatsächlich beschäftigten die Top 50 Start-ups 2020 durchschnittlich schon rund zwölf Mitarbeiter – ohne ihre Gründer. Bei den 17 Siegern im Fünfjahresranking von Top 50 Start-ups, also bei den reiferen Start-ups, waren es schon 45 Beschäftigte. Spitzenreiter ist Plantix mit 177 Mitarbeitern. Start-ups können also rasch von 0 auf 100 und im Fall von Plantix sogar auf 177 beschleunigen. Doch was gilt es bei dieser Beschleunigung zu beachten?

Rasantes Personalwachstum
Photo by Philip Veater on Unsplash

1. Gründer dürfen Personalthema nicht vergessen

Ein Gründerteam sollte generell die Themen Produkt und Technik sowie betriebswirtschaftliches Management und Vertrieb abdecken. Investoren rümpfen regelmäßig die Nase, wenn ein paar Techniker ohne einen talentierten Vertriebler ein Start-up gründen. Doch auch das Thema Personal darf schon bei der Gründung nicht vergessen werden. Wer ist dafür zuständig? Welche konkreten Aufgaben übernehmen die einzelnen Gründer bei HR-Fragen und der Mitarbeiterführung? Ohne eine gescheite Personalpolitik ist ein kräftiges Wachstum illusorisch.

2. Detaillierte Stellenprofile anlegen

Viele finden ihre ersten Mitarbeiter im persönlichen Umfeld. Doch spätestens, wenn das Start-up in seine Wachstumsphase eintritt, werden immer mehr und immer unterschiedlichere Profile benötigt. Dies lässt sich mit einer Einstellungspolitik aus dem Bauch heraus kaum bewerkstelligen. Umso wichtiger ist es, von Anfang an die Weichen für eine professionelle Personalpolitik zu stellen. Dazu müssen die Gründer erst einmal detailliert und schriftlich (!) festlegen, wohin sie strategisch wollen, welche Profile dafür erforderlich sind. Anschließend muss der Anforderungskatalog detailliert niedergeschrieben werden. Fehleinstellungen sind kostspielig, bringen Unruhe ins Unternehmen und gefährden die Kultur.

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3. Recruiting über die passenden Kanäle

Anzeigen auf den Jobportalen gehören zu den naheliegendsten und günstigsten Wegen, um Personal zu finden. Zu unterscheiden sind dabei Generalisten und Spezialisten. Bei Generalisten wie Stepstone, Experteer und Indeed lassen sich die unterschiedlichsten Anforderungsprofile schalten. Spezialisten konzentrieren sich dagegen auf bestimmte Branchen. So gibt es etwa im Medienbereich Horizontjobs.de, ein Ableger der gleichnamigen Fachzeitschrift. Weiter versuchen Linkedin und Xing auf dem Jobmarkt fußzufassen. Dort können Start-ups interessante Leute direkt anschreiben. „Die Antwortquote sinkt aber schon seit Jahren“, klagt ein erfahrener Personalberater.

So manche Position lässt sich über Stellenanzeigen nur schwer oder sogar gar nicht besetzen. An diesem Punkt setzt der neue Trend zum Performance Recruitment an. Dabei werden nicht nur Linkedin und Xing, sondern auch andere Socia Media-Kanäle wie Facebook und Instagramm ausgewertet, um gesteuert mit einem Algorithmus passgenaue Kandidaten anzusprechen. So ganz große Hexerei ist das nicht, denn viele der Instrumente sind bereits aus dem Performance Marketing bekannt. Dies funktioniert jedoch nur, solange Kandidaten relevante Daten im Internet verbreiten, was nicht immer der Fall ist.

TIPP

Für technologieorientierte Gründer direkt von der Hochschule bietet das Bundeswirtschaftsministerium ein besonderes Instrument an: den EXIST-Forschungstransfer. In der Vorgründungsphase eines Start-ups finanziert EXIST bis zu drei Wissenschaftler bzw. technische Assistenten sowie eine Person mit kaufmännischem Hintergrund über 18 Monate.

4. Die richtigen Headhunter finden

Um sich nicht mit der zeitaufwendigen Suche nach Spezialisten zu belasten, greifen viele Start-ups besonders in den Phasen eines schnellen Wachstums, auch als „Hypergrowth“ bekannt, gerne auf Personalberater zurück. Da sich jedoch jeder „Headhunter“ oder „Personalberater“ nennen darf, tummelt sich in der Branche eine ganze Herde schwarzer Schafe. Start-up-Gründer sollten sich genau anschauen, wen sie beauftragen. Oft genügt ein kurzes Gespräch mit einem Personalberater, um herauszufinden, ob dieser von der jeweiligen Branche und den erforderlichen Profilen wirklich Ahnung hat oder nur heiße Luft produziert. Überdies sind Personalberater recht teuer; oft wird eine Prämie von 25 bis 30 Prozent des Bruttojahresgehaltes der zu besetzenden Stelle fällig.

5. Rechtliche Aspekte nicht vergessen

Bevor überhaupt jemand eingestellt wird, muss ein Unternehmen eine Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit beantragen. Jeder neue Mitarbeiter muss schließlich bei den Sozialversicherungen angemeldet werden, Steuern und Sozialabgaben sind zu zahlen. Da versteht die Obrigkeit keinen Spaß: Wer Sozialversicherungsabgaben nicht zahlt, begeht nach deutschem Recht eine Straftat.

Eine korrekte Lohnbuchhaltung ist damit ein Muss. Diese kann der Steuerberater erledigen oder eine Lohnsoftware wird eingesetzt.

6. Verwaltung zunächst auslagern

Die Personalverwaltung ist also eine recht komplexe Angelegenheit. Da eine eigene Personalverwaltung und Lohnbuchhaltung eine kostspielige Angelegenheit ist und sich für ein Start-ups mit ein paar Angestellten kaum lohnt, lagern die meisten Gründer dies zunächst an Dienstleister aus.

Anna Yona
(copy 1)

So oder so ist das Wichtigste immer der kulturelle Fit. Wer passt von der Persönlichkeit und den Werten her gut ins Team? Alles andere lässt sich lernen, ergänzen oder extern einkaufen.

Anna Yona, Gründerin von Wildling Shoes

7. Bezahlung und Motivation

Die Bezahlung ist bei vielen Start-ups ein Knackpunkt. Mangels Umsatz und Profitabilität können sie bei den Gehältern selten mit etablierten Unternehmen mithalten. Daher müssen potenzielle Mitarbeiter auf andere Weise motiviert werden. Argumente pro Start-up sind regelmäßig: „Die Aufgabe ist besonders interessant, ihr seid an etwas Großem beteiligt und profitiert von einer steilen Lernkurve. Ihr könnt schneller Verantwortung übernehmen und Karriere machen als in klassischen Unternehmen.“ Schließlich gelangt jedes Wachstumsunternehmen irgendwann an den Punkt, eine mittlere Managementebene einziehen zu müssen. Für die Mitarbeiter der ersten Stunde ist das die Chance.

8. Mitarbeiterbeteiligung

Um die Mitarbeiter zu motivieren, bieten viele Start-ups eine Mitarbeiterbeteiligung an, die unter dem Namen „Employee Stock Ownership Plan“ (ESOP) bekannt ist. Dabei wird beispielsweise ein Unternehmensanteil von 10 Prozent für die Mitarbeiter reserviert. Wenn dann bei einem Exit das Start-up für z.B. 10 Mio. Euro an einen strategischen Investor verkauft wird, erhalten die Mitarbeiter also 1 Mio. Euro, die nach einem Schlüssel auf die einzelnen Beschäftigten verteilt werden. Damit liegt es im eigenen Interesse der Mitarbeiter, das Unternehmen zum Erfolg zu führen.

9. Personal entwickeln

Ein Gründer kauft sich nicht nur Personal ein, sondern er zieht es sich selbst heran. Start-ups weisen meist einen weit überproportionalen Anteil jüngerer, motivierter Mitarbeiter auf. Ein kluger Gründer nutzt dieses Potenzial, um sich seine eigenen Spezialisten und Führungskräfte heranzuziehen, in dem er die Mitarbeiter coacht, ihnen etwas beibringt und ihnen sukzessiv immer mehr Verantwortung überträgt. Der darauf verwandte Aufwand zahlt sich rasch aus, da Zeit und Kosten für das externe Anheuern von Fach- und Führungskräften gespart werden.

10. Feedback und Führung

Das Feedback gehört zu den höheren Künsten der Personalführung. Einen Mitarbeiter scharf zu kritisieren, um ihn damit zu verletzen und so zu einer Verhaltensänderung zu veranlassen, birgt das Risiko, dass der Betroffene demotiviert wird, sich zurückzieht und nur noch Dienst nach Vorschrift macht. Stattdessen sollten Führungskräfte stets konstruktive Kritik üben nach dem Motto: „Wenn du das nicht so, sondern auf diese Weise machen würdest, wärest du viel erfolgreicher.“ Die Kritik wird also ins Positive gewendet und eine mögliche Lösung gleich mitgeliefert. Neudeutsch ist dies auch als „Aim to assist“ bekannt. Darüber hinaus muss die Lösung tatsächlich umsetzbar sein, was auf Englisch als „Actionable“ bekannt ist. Mitarbeitern eine praktisch unmögliche Aufgabe abzuverlangen, muss scheitern und sorgt für Frustration im gesamten Team.

11. Der Aufbau einer eigenen Personalabteilung

Irgendwann erreicht ein erfolgreiches Start-up den Punkt, an dem es günstiger ist, das Hiring, die Lohnkostenabrechnung etc. in eigener Regie durchzuführen als dafür externe Dienstleister zu bezahlen. Der Aufbau einer eigenen Verwaltung stellt tatsächlich einen gravierenden Schritt vom Start-up zum etablierten Unternehmen dar. Denn dies gelingt erst, wenn eine gewisse Umsatzhöhe und ein stetiger Cashflow erreicht worden sind.

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