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Lohn- und Gehaltsabrechnung: Von Beginn an richtig machen

Gastbeitrag von Tobias Nowack von ilohngehalt

Wer Mitarbeiter einstellt, übernimmt eine Menge Verantwortung. Nicht nur in menschlicher Hinsicht: Als Arbeitgeber ist man auch für eine korrekte Lohnabrechnung verantwortlich.

Das Geld muss in der richtigen Höhe rechtzeitig bei den Beschäftigten ankommen, die Lohnsteuer beim Finanzamt und die Sozialversicherungsbeiträge bei den Einzugsstellen. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung sollte man von vornherein auf eine vernünftige Basis stellen. Selbst erledigen kann man sie zum Beispiel mit Online-Lösungen, die nicht nur Löhne und Gehälter korrekt berechnen, sondern auch die nötigen Meldungen übermitteln und Abrechnungen erstellen.

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Lohn- und Gehaltsabrechnung
Photo by Zachary Kadolph on Unsplash

1. Mehr als Ausrechnen und Überweisen

Es lohnt sich, die Lohn- und Gehaltsabrechnung gleich vom ersten Mitarbeiter an als Aufgabe ernst zu nehmen. Für Anfängerfehler herrscht wenig Spielraum.

  • Der zentrale Teil der Aufgabe besteht darin, jeden Monat für alle Mitarbeiter das korrekte Nettogehalt oder den Nettolohn auszurechnen, und diesen Betrag rechtzeitig zu überweisen. Aber das ist längst noch nicht alles.
  • Außerdem erwartet das Finanzamt die Lohnsteuer, die auf den Lohn oder das Gehalt anfällt. Bezahlen muss die Lohnsteuer zwar der Mitarbeiter, schließlich ist sie eine Form der Einkommensteuer. Für das Berechnen und rechtzeitige Abführen ist allerdings der Arbeitgeber verantwortlich.
  • Und dann sind da die Sozialversicherungsbeiträge: zur Arbeitslosenversicherung, zur gesetzlichen Rentenversicherung und zur gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung. Sie werden jeden Monat gesammelt an die Einzugsstellen überwiesen. Auch dabei haftet der Arbeitgeber für die rechtzeitige Erledigung in der korrekten Höhe.
  • Schließlich gibt es neben der finanziellen Seite auch noch bürokratische Aspekte. Arbeitgeber müssen die Vorgaben an die Lohnbuchhaltung erfüllen, etwa die Vorschriften zum Führen von Lohnkonten. Daneben gibt es eine verwirrende Vielfalt an sogenannten DEÜV-Meldungen, die automatisiert an die Sozialversicherungsträger übermittelt werden müssen, und an Bescheinigungen, die die Mitarbeiter bekommen. Das Finanzamt muss regelmäßig und fristgemäß Lohnsteueranmeldungen und eine jährliche Lohnsteuererklärung erhalten.

2. Lohn und Gehalt: mehr als das Grundgehalt

Als Entgelt zählt nicht nur das Grundgehalt, das im einfachsten Fall von Monat zu Monat gleichbleibt. Dazu können viele weitere Bestandteile kommen, zum Beispiel:

  • Zuschläge, etwa für Nacht- Sonntags- oder Feiertagsarbeit
  • Zulagen, zum Beispiel für Überstunden oder Schichtarbeit
  • Einmalzahlungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Boni oder Erfolgsbeteiligungen
  • „Geldwerte Vorteile“, z. B. durch die Privatnutzung von Firmenwagen

Für jeden Entgeltbestandteil muss die Lohnsteuer und Sozialversicherung korrekt ermittelt werden.

3. Lieber gleich eine tragfähige Lösung

Wer die Lohnabrechnung von Beginn an auf eine solide Grundlage stellt, erspart sich später Kopfschmerzen. Die Rechtslage ist eindeutig: Als Arbeitgeber haftet man in der Lohnabrechnung sehr schnell für alle möglichen Fehler und Versäumnisse.

Man muss deshalb die Lohnabrechnung nicht unbedingt von Fachleuten erledigen lassen. Wer sie selbst übernimmt, sollte dafür jedoch ein Werkzeug nutzen, das genau für diese Aufgabe gedacht ist – etwa ein Online-Programm, in das man die Werte eingibt, und das die Berechnung von sich aus ausführt, weil die Rechenroutinen korrekt implementiert sind und immer aktuell gehalten werden.

4. Wie bekommt man die Lohn- und Gehaltsabrechnung am besten erledigt?

Für Start-ups ist das Einstellen der ersten Mitarbeiter eine wichtige Investition. Schließlich sind die Personalkosten in der Regel einer der Hauptposten in der Finanzplanung. In der Praxis gibt es drei Möglichkeiten:

  • Lohnbuchhaltung sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung komplett von eigenen Fachkräften erledigen lassen. Vorteil: Man hat den ganzen Prozess unter Kontrolle. Nachteil: Man muss das gesamte Know-how im eigenen Unternehmen vorhalten. Fachleute für Lohnabrechnung sind gesucht und damit teuer. Dazu muss man sie fortlaufend weiterbilden, da sich die Regelungen laufend ändern. Für junge Unternehmen mit überschaubarer Mitarbeiterzahl lohnt sich eigene Lohnabrechnung in der Regel kaum.
     
  • Lohnabrechnung vom Steuerberater erledigen lassen. Vorteil: Durch das Outsourcing erspart man sich eigene Investitionen. Nachteil: die Kosten. Außerdem hat man keine Kontrolle über die eigentliche Abrechnung, obwohl man dafür haftet. Die Preisgestaltung für externe Lohnabrechnung ist nicht immer transparent. Oft wird auch der Steuerberater die Entgeltabrechnung nicht im eigenen Haus durchführen, sondern an einen Abrechnungsdienstleister weitergeben.
     
  • Für die Lohnabrechnung einen spezialisierten Online-Dienst nutzen. Gerade für die Start-up-Phase kann es sinnvoll sein, die Lohn- und Gehaltsabrechnung über ein cloud-basiertes Online-Tool mit guter Support-Möglichkeit zu erledigen. Diese Lösung ist in der Regel sehr viel günstiger als die Abrechnung über ein Steuerbüro. Wenn man gut wählt, hat man eine flexible, professionelle Lohnabrechnungssoftware, die die diversen Lohnbestandteile und Beschäftigungsverhältnisse korrekt verarbeitet und die vorgeschriebenen Meldungen von sich aus digital übermittelt. Ein gutes Lohnabrechnungs-Tool kann man selbst bedienen, ein hochwertiger Support sorgt gleichzeitig dafür, dass man bei Fragen nicht in der Luft hängt. Besonders preiswert ist diese Form der Abrechnung, wenn nur pro Abrechnung bezahlt werden muss, ohne Vertragsbindung und hohe Grundgebühren.
Tobias Nowack

Ein Hexenwerk ist die Abrechnung nicht. Wer in der Lage ist, ein Start-up zu gründen, wird auch damit zurechtkommen.

Tobias Nowack, ilohngehalt

5. Los geht’s − mehr als das wird nicht benötigt:

Angehende Arbeitgeber benötigen die folgenden Unterlagen und Informationen, egal für welche Variante der Lohnabrechnung man sich entscheidet. Dann kann es auch schon losgehen mit der Lohnabrechnung:

  • Die Betriebsnummer Ihres Unternehmens. Die (gibt’s bei der Arbeitsagentur, Hotline des Arbeitgeberservice: 0800 455 5520), außerdem die Steuernummer und das zuständige Betriebsstättenfinanzamt.
  • Die zuständige Berufsgenossenschaft und ihre Mitgliedsnummer dort (Hotline der gesetzlichen Unfallversicherung: 0800 605 0404).
  • Das genaue Eintrittsdatum des oder der Mitarbeiter.
  • Die Steueridentifikationsnummer der Mitarbeiter, um die ElStAM (Steuerabzugsmerkmale) elektronisch abzurufen. Wenn die Steuer-ID fehlt, muss der Mitarbeiter sie beim Finanzamt erfragen.
  • Die Sozialversicherungsnummer der Mitarbeiter. Wenn sie nicht vorliegt, kann sie von der Deutschen Rentenversicherung abgefragt werden, falls Adresse, Geburtsort und Geburtsdatum bekannt sind.
  • Informationen zur Sozialversicherung zu jedem Mitarbeiter: Privat krankenversichert, wenn nein, bei welcher gesetzlichen Krankenversicherung? Privat pflegeversichert? Rentenversicherungspflichtig?

6. Fazit: Outsourcen – oder selbst loslegen

Die Lohnabrechnung gut geregelt zu bekommen, ist keine unüberwindliche Hürde. Wichtig ist nur, dass es dafür gleich von Beginn an eine tragfähige Lösung gibt. Die kann im Outsourcing bestehen, muss es aber nicht. Ist die Zahl der Mitarbeiter überschaubar? Sind die Beschäftigungsverhältnisse und die Lohngestaltung nicht übertrieben komplex? Dann kann die Lohn- und Gehaltsabrechnung mit einem geeigneten, guten Online-Tool auch selbst erledigt werden. Ein Hexenwerk ist die Abrechnung nicht. Wer in der Lage ist, ein Start-up zu gründen, wird auch damit zurechtkommen.

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