Lohn- und Gehaltsabrechnung: Von Beginn an richtig machen

1. Mehr als Ausrechnen und Überweisen

Es lohnt sich, die Lohn- und Gehaltsabrechnung gleich vom ersten Mitarbeiter an als Aufgabe ernst zu nehmen. Für Anfängerfehler ist kein Spielraum.

• Der zentrale Teil der Aufgabe besteht darin, jeden Monat für alle Mitarbeiter das korrekte Nettogehalt oder den Nettolohn auszurechnen und diesen Betrag rechtzeitig zu überweisen. Aber das ist längst noch nicht alles.
• Außerdem erwartet das Finanzamt die Lohnsteuer, die auf den Lohn oder das Gehalt anfällt. Bezahlen muss die Lohnsteuer zwar der Mitarbeiter, schließlich ist sie eine Form der Einkommensteuer. Für das Berechnen und rechtzeitige Abführen ist allerdings der Arbeitgeber verantwortlich.
• Und dann sind da die Sozialversicherungsbeiträge: zur Arbeitslosenversicherung, zur gesetzlichen Rentenversicherung und zur gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung. Sie werden jeden Monat gesammelt an die Einzugsstellen überwiesen. Auch dabei haftet der Arbeitgeber für die rechtzeitige Erledigung in der korrekten Höhe.
• Schließlich gibt es neben der finanziellen Seite auch noch bürokratische Aspekte. Arbeitgeber müssen die Vorgaben an die Lohnbuchhaltung erfüllen, etwa die Vorschriften zum Führen von Lohnkonten. Daneben gibt es eine verwirrende Vielfalt an sogenannten DEÜV-Meldungen, die automatisiert an die Sozialversicherungsträger übermittelt werden müssen, und an Bescheinigungen, die die Mitarbeiter bekommen. Das Finanzamt muss regelmäßig und fristgemäß Lohnsteueranmeldungen und eine jährliche Lohnsteuererklärung erhalten.

2. Lohn und Gehalt: mehr als das Grundgehalt

Als Entgelt zählt nicht nur das Grundgehalt, das im einfachsten Fall von Monat zu Monat gleich bleibt. Dazu können viele weitere Bestandteile kommen, zum Beispiel:

• Zuschläge, etwa für Nacht- Sonntags- oder Feiertagsarbeit
• Zulagen, zum Beispiel für Überstunden oder Schichtarbeit
• Einmalzahlungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Boni oder Erfolgsbeteiligungen
• „Geldwerte Vorteile“, z. B. durch die Privatnutzung von Firmenwagen

Für jeden Entgeltbestandteil muss die Lohnsteuer und Sozialversicherung korrekt ermittelt werden.

3. Lieber gleich eine tragfähige Lösung

Wer die Lohnabrechnung von Beginn an auf eine solide Grundlage stellt, erspart sich später Kopfschmerzen. Die Lösung, die man findet, sollte von Anfang an funktionieren. Beim Abrechnen von Löhnen und Gehältern darf man in Sachen Zuverlässigkeit keine Abstriche machen.

Die Rechtslage ist ziemlich eindeutig: Als Arbeitgeber haftet man in der Lohnabrechnung für alle möglichen Fehler und Versäumnisse. Wer immer die Lohnabrechnung erledigt – er sollte seinen Job verstehen. Es geht um die Verarbeitung hochsensibler Daten und Informationen. Die Zusammenarbeit muss auch praktisch funktionieren: Lohnabrechnung ist zeitkritisch und verträgt weder Sand im Getriebe noch unvorhergesehene Ausfälle.

Gerade für Start-ups ist es wichtig, die Lohnabrechnung zukunftstauglich zu organisieren. So kann sie mit dem neuen Unternehmen mitwachsen, ohne es gleich von Beginn an unter Kostendruck zu setzen.

4. Wie bekommt man die Lohn- und Gehaltsabrechnung am besten erledigt?

Für Start-ups ist das Einstellen der ersten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine wichtige Investition. Schließlich sind die Personalkosten in der Regel einer der Hauptposten in der Finanzplanung. In der Praxis gibt es drei Möglichkeiten:

• Lohnbuchhaltung sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung komplett von eigenen Fachkräften erledigen lassen. Vorteil: Man hat den ganzen Prozess unter Kontrolle. Nachteil: Man muss das gesamte Know-how im eigenen Unternehmen vorhalten. Fachleute für Lohnabrechnung sind Mangelware und deshalb teuer. Man muss man sie kontinuierlich weiterbilden, da sich die Regelungen laufend ändern. Außerdem sollte eine eigene Lohnbuchhaltung so groß sein, dass Ausfälle verkraftbar sind. Löhne und Gehälter sind auch bei Krankheit der zuständigen Lohnbuchhalterin fällig. Für junge Unternehmen mit überschaubarer Mitarbeiterzahl lohnt eine Inhouse-Lohnabrechnung selten.
   
• Die Lohnabrechnung mit einem Online-Dienst selbst erledigen. Solche cloud-basierten Tools sind auf den ersten Blick oft die günstigste Lösung. Aber auch eine gute Lohnabrechnungssoftware ist nur so kompetent wie ihr Bediener. Bei einfachen Fragen und Konstellationen mag der Support des Anbieters vielleicht noch reichen. Spätestens bei der ersten Besonderheit – Schwangerschaft, Krankengeldbezug, Corona-Quarantäne, Abrechnung von Sachbezugswerten, pauschale Lohnsteuer auf das vom Arbeitgeber übereignete Smartphone – kommt man als Laie an seine Grenzen. Eine Telefon-Hotline oder ein Support-Chat können das kaum auffangen.
   
• Für die Lohnabrechnung einen spezialisierten Dienstleister nutzen. Entscheidend ist die Wahl eines flexiblen, professionellen und vertrauenswürdigen Lohnabrechnungsservice. So kann man sicher sein, dass alle Lohnbestandteile und Beschäftigungsverhältnisse korrekt berücksichtigt und die vorgeschriebenen Meldungen korrekt übermittelt werden. Ein guter Lohnabrechnungsdienst lässt einen mit Fragen nicht allein und hakt von sich aus nach, wenn Dinge nicht zusammenpassen. Er kennt nicht nur die einfachen Varianten von Vergütung oder Anstellung, sondern kommt auch mit komplexen Beschäftigungsverhältnissen zurecht. Und er wird auch in Sachen Datenschutz und IT-Sicherheit höchste Standards einhalten.

5. Los geht’s − mehr als das wird nicht benötigt:

Angehende Arbeitgeber benötigen die folgenden Unterlagen und Informationen. Dann kann es auch schon losgehen mit der Lohnabrechnung:

• die Betriebsnummer Ihres Unternehmens (die gibt’s bei der Arbeitsagentur, Hotline des Arbeitgeberservice: 0800 455 5520), außerdem die Steuernummer und das zuständige Betriebsstättenfinanzamt
• die zuständige Berufsgenossenschaft und Ihre Mitgliedsnummer dort (Hotline der gesetzlichen Unfallversicherung: 0800 6050 404)
• das genaue Eintrittsdatum des oder der Mitarbeiter
• die Steueridentifikationsnummer der Mitarbeiter, um die ElStAM (Steuerabzugsmerkmale) elektronisch abzurufen; wenn die Steuer-ID fehlt, muss der Mitarbeiter sie beim Finanzamt erfragen
• die Sozialversicherungsnummer der Mitarbeiter; wenn sie nicht vorliegt, kann sie von der Deutschen Rentenversicherung abgefragt werden, falls Adresse, Geburtsort und Geburtsdatum bekannt sind
• Informationen zur Sozialversicherung zu jedem Mitarbeiter: privat krankenversichert, wenn nein, bei welcher gesetzlichen Krankenversicherung? Privat pflegeversichert? Rentenversicherungspflichtig?

6. Fazit: Outsourcen schont die eigenen Ressourcen

Die Lohnabrechnung gut geregelt zu bekommen, ist keine unüberwindliche Hürde. Es lohnt sich aber, dafür gleich von Beginn an eine tragfähige, skalierbare Lösung zu etablieren. Bewährt hat sich das Outsourcing an einen bewährten Abrechnungsdienstleister mit gutem Standing und viel Erfahrung. Damit wäre dann das Thema Lohnabrechnung geklärt – und zwar auch später, wenn die Zahl der Mitarbeiter wächst und Beschäftigungsverhältnisse sowie Lohngestaltung komplexer werden. 

Wer in der Lage ist, ein Start-up zu gründen, weiß auch, welche Aufgaben man delegiert – um mehr Freiraum für die eigentlichen Herausforderungen zu haben.

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